¿Cuánto cuesta una reunión?
Hay una forma sencilla de calcular el costo de una reunión: suma el total de los ingresos de los asistentes por hora y multiplícalo por el número de horas de la reunión.
Por ejemplo, digamos que Alicia convoca a una junta en su empresa para definir la estrategia de marketing. En la reunión estará Bob, el jefe del departamento de Mercadotecnia, Carlos de Finanzas y Diana, de ventas.
La siguiente tabla muestra los ingresos, calculados con un promedio de 24 días laborales en el mes y ocho horas al día. El costo está expresado en dólares:
Esto nos da un costo de 110.36 dólares por hora de la reunión. Si la reunión durara 3 horas, el costo sería de $331.08 dólares (unos 6,621.6 pesos mexicanos).
Pero ese no es el único costo que debemos considerar. Además de los ingresos de los asistentes, podrían haber costos de transporte y tal vez los viáticos de quienes asisten, si es que tienen que viajar. Estos gastos se deben agregar al costo total de la reunión para obtener el verdadero costo de la reunión.
Esto nos da un costo de 110.36 dólares por hora de la reunión. Si la reunión durara 3 horas, el costo sería de $331.08 dólares (unos 6,621.6 pesos mexicanos).
Pero ese no es el único costo que debemos considerar. Además de los ingresos de los asistentes, podrían haber costos de transporte y tal vez los viáticos de quienes asisten, si es que tienen que viajar. Estos gastos se deben agregar al costo total de la reunión para obtener el verdadero costo de la reunión.
También se debe considerar el costo de oportunidad de la reunión: ¿Qué otra cosa podrían estar haciendo los asistentes? Tal vez sean más productivos trabajando en otra cosa que atendiendo la reunión.
Por otro lado, las reuniones pueden ser agotadoras. Puede ser que saliendo de la reunión tu equipo necesite de un descanso para recuperar su ritmo de trabajo. Esto se puede corregir en parte si se proporcionan snacks y la reunión está bien planeada.
En defensa de las reuniones
Quiero ser claro: no estoy en contra de las reuniones. Hay muchas tareas que solamente se logran conjuntando ideas. También hay muchos casos en los que es más eficiente que las personas responsables estén presentes al momento de que se toman las decisiones.
Sin embargo, en muchos casos es posible cumplir con los mismos objetivos sin la necesidad de una reunión. En ocasiones, basta con que algunos de los miembros comuniquen al equipo de los avances por medio de mensajes o correo electrónico.
Las reuniones pueden servir para:
- Generar compromiso entre los miembros del equipo.
- Fomentar la colaboración para lograr un objetivo común.
- Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo.
- Clarificar dudas, asuntos o discusiones.
- Motivar a los miembros del equipo para lograr resultados.
Lo principal es que nuestra reunión aporte un valor suficiente para justificar el costo que le estamos asignando.
Checklist antes de agendar una reunión
¿Cómo asegurarnos de que nuestra reunión está aportando valor? Aquí una lista de consejos para aumentar el valor de nuestras reuniones:
- Prepárate bien antes. Identifica bien el objetivo que deseas alcanzar en la reunión y las áreas de la organización que están involucradas.
- Invita a los invitados correctos. Asegúrate de que los asistentes sean los que tienen la información y los recursos necesarios para alcanzar el objetivo de la reunión.
- Establece un límite de tiempo. Establece una fecha límite para que la reunión termine, para evitar que se extienda demasiado.
- Organiza la agenda. Establece el orden de los temas de la reunión y asigna un tiempo para cada uno de ellos.
Listo. Mucha suerte en tu próxima reunión (y manda esto a tu jefe: tal vez le interese hacer más eficiente a su organización).
